DEUDAS REALES Y PRESUNTAS

Un dolor de cabeza de los empleadores.

Si usted ha sido empleador y recientemente ha recibido alguna comunicación requiriendo el pago de aportes en mora por parte de alguna de las administradoras de pensiones, esta información puede interesarle.  

Como lo comentamos en nuestro Blog “¿Tiene problemas con su Historia Laboral?” la jurisprudencia ha hecho énfasis en la importancia que la Historia Laboral tiene en la materialización de las prestaciones que ofrece el Sistema General de Pensiones y con ello, los deberes de los empleadores y de administradoras de pensiones frente a la adecuada administración de la información de sus trabajadores y afiliados. Como lo comentamos, incluso se ha obligado a las administradoras a asumir con recursos propios los aportes faltantes de sus afiliados. Es por esto que, las administradoras de pensiones han emprendido una minuciosa labor de requerir a todos los empleadores, que por alguna circunstancia registran inconsistencias o presentan moras en la realización de los aportes que no permiten que los afiliados acrediten la cantidad de semanas en su historial laboral correctamente.  

Por todo lo anterior, es común que por estos días reciba comunicaciones con mensajes como: “Notificación certificada de deuda”, “Proceso de cobro No.”, “Requerimiento de pago por afiliados próximos a pensionarse”, etc. Si esto ocurre o ya ocurrió, tenga en cuenta que es importante no pasarlas por alto y atenderlas oportunamente, pues puede traer consecuencias negativas futuras. No es una situación grave, tiene solución, pero es determinante actuar rápido.  

¿En qué consisten estos procesos? 

Con todo el proceso de automatización que hemos vivido durante los últimos años, hoy es más fácil detectar algunas inconsistencias que presentan las Historias Laborales y con esto, las administradoras de pensiones tienen la facultad de requerirlo, para que aclare o corrija la información que ellos administran. Muchos de estos procesos están relacionados con inconsistencias que presentan los aportes realizados inclusive en los años 90s.  

Algunas administradoras como Colpensiones han implementado Portales Web mediante los cuales es posible cargar la información necesaria para subsanar la situación.  

En estos requerimientos usualmente podrá encontrar dos ítems:  

• Deuda por la diferencia en el pago o deuda real: Consiste en las inconsistencias que presentó la liquidación de los pagos que se realizaron a la entidad, esto es, que el pago que se realizó en su momento fue incompleto o incorrecto.   
• Deuda por pago faltante o deuda presunta: Consiste en la omisión en el pago de los aportes, aunque usualmente puede generarse por la omisión en el registro de novedades, especialmente cuando no se marcó o reportó el retiro cuando se finalizó la relación laboral.   

¿Cómo es adecuado atenderlos? 

Es importante atender todos los requerimientos desde el inicio y de manera oportuna, pues una vez inicia, no se detiene. Nuestra recomendación es generar el registro inmediato en los Portales Web que señale la entidad para verificar correcta y completamente el estado de la cuenta. Puede acercarse a la entidad para recibir orientación, sin embargo, en algunas ocasiones ésta no resulta ser la más adecuada; por lo que se sugiere asesorarse con expertos, para establecer el momento procesal en el que se encuentra en requerimiento y la forma correcta de atenderlo, ya que en ocasiones es necesario presentar recursos en plazos determinados.  

¿Pero, por qué ocurre esto, cómo me van a obligar a almacenar información de situaciones que ocurrieron hace más de 20 o 30 años? 

La Ley Colombia establece que los derechos a la Seguridad Social son imprescriptibles, esto quiere decir que no se ven afectados por el paso del tiempo. En el caso de las inconsistencias que puedan presentar los aportes, los afiliados pueden requerir su corrección, sin importar el tiempo que haya transcurrido. Aunque existen varias posiciones frente a la responsabilidad del empleador en estos casos, la jurisprudencia ha resaltado el deber de los empleadores de almacenar la información de sus colaboradores, incluso de manera indefinida, así como el deber de participar activamente en la reconstrucción de la Historia Laboral cuando se requiera. Por lo que reiteramos nuestra recomendación de no entrar en pánico y atender oportunamente los requerimientos. Es muy común que no cuente con planillas, soportes de pago o información tan antigua, pero existe la posibilidad de obtener parte de ella o atender el requerimiento con gestiones simples como la marcación de novedades de retiro. 

Lo ideal en este tipo de procesos es contar con los soportes de los pagos realizados, pero si no los tiene, no se preocupe, pueden analizarse otras alternativas.  

Así que, si ha sido requerido por alguna administradora de pensiones, no dude en consultarnos, contamos con un grupo de experto que sabrán orientarlo.  

(Documento realizado el 15 de Junio de 2023, puede contener cambios de información al momento de la consulta, por actualización de jurisprudencia)   

 

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